有机认证界经常提到一句话：“如果没有记录，就不会发生”。审核员每年只在农场呆一两天，因此生长季节的整个剩余时间都会通过记录记录下来。 TCVN 11041-1:2017 和国际标准要求制造商保留足够的记录，以追溯从销售的产品到土地和每次影响。
核心记录类型
- 野外活动日记：整地、种植、施肥、病虫害处理、除草、灌溉——按地块和日期记录，并注明供应品名称和剂量。
- 输入物料记录：采购发票、产品标签、技术表、成分证书和标准有效性证明（有机输入认证、认证机构确认函或材料评估表）。
- 品种简介：种子或苗木产地，优先考虑有机品种；如果您必须使用传统的、未经处理的品种，您需要解释和证明您已找到有机来源，但没有。
- 收获概况：按地块和批次划分的产量、收获日期、批次代码。
- 收获后记录：初加工、清洗、分选、保存、包装；与产品直接接触的材料；用于表面处理的物质（如果有）。
- 销售简介：每批商品所售商品的批次、数量、买家、发票和有机交易文件。
平衡输入和输出量
评估中的一个重要测试是比较种植面积、该地区该作物的合理产量以及有机农产品的销售量。如果销售量远远超过注册地区的实际生产能力，则属于掺入非有机产品并贴上有机标签销售，这是受到处罚最严厉的违规行为之一。清晰的收获和销售记录，与批次代码相匹配，有助于证明多年来的一致性。
举个简单的例子：农场登记蔬菜2公顷，区域平均产量约为18吨/公顷/茬，一年两熟，采后损失约为15%。最大可销售有机产量约为2 × 18 × 2 × 0.85 ≈ 61 吨/年。如果销售发票加起来达到80吨，审核员会要求解释：从其他认证家庭购买更多？有相应的合同和输入文件吗？如果文件无法解释，则差异被视为贴错标签的非有机产品。
最小记录集
- 田野日记按情节：日期——情节——活动——材料和剂量——实施者。
- 材料库存簿：输入日期——物料名称——数量——供应商——发票号码——发货日期。
- 收获书：日期——地块——产品——数量——批号。
- 加工/包装书：输入批次代码——操作——输出重量——输出批次代码——使用过的包装。
- 销售簿：日期 — 批次代码 — 数量 — 买家 — 发票号码 — 有机交易文件。
关键点是整个批次代码：批次代码必须可以从销售发票追溯到包装书、收获书，然后到地块及其田间日记条目。
比较两种保存记录的方法
| 纸质笔记本 | 电子表格/软件 | |
|---|---|---|
| 优势 | 现场记录，不依赖电力/设备，成本几乎为零 | 易于合成、搜索和进行质量平衡；评估时快速输出报告 |
| 缺点 | 难以合成、易丢失、难以阅读 | 很容易延迟数据输入（“晚上就让它过去”），导致错误和遗漏 |
| 合身 | 家庭面积小，地块少 | 多块农场、家庭团体、出口企业 |
重要的不是形式，而是连续性：活动一发生就记录完整，没有间断。定期维护的简单账本比半空的复杂软件系统更有价值。
连接可追溯性
农场内部记录是可追溯性的基础层。在国家层面，越南有一个可追溯性项目（2019年1月19日第100/QD-TTg号决定）、一套关于可追溯性系统一般要求的标准TCVN 12850:2019，以及国家产品和货物原产地可追溯性信息门户（自2024年10月起运行）。想要将货运数据连接到该系统进行导出的企业将需要原始数据，即上述文件，数字化并分配一致的批次代码。换句话说，今天写一本好的野外日记就是为明天的电子检索要求做好准备。
数字化记录：从哪里开始
无需立即投资昂贵的软件。许多家庭团体使用的一种方法是：使用纸质书籍或预先打印的表格在现场保存记录，然后每周根据统一格式重新输入共享电子表格。该电子表格允许您通过绘图快速添加输出、比较传入和传出的供应以及检测缺失的行。当规模较大或买家需要可追溯印章时，可以切换到支持二维码的专用软件，但数据质量仍然取决于现场记录的规则 - 该软件本身无法生成正确的数据。
保留多久？
有机标准通常要求记录至少保存 5 年；某些市场和某些类型的文件需要更长的时间。您应该将原始纸质版本和数字化版本保存在两个不同的地方，以免在计算机故障或书籍丢失时丢失所有内容。
参考
- 国家产品和货物追溯信息门户.
- TCVN 12850:2019 — 可追溯性 — 可追溯性系统的一般要求.
- 关于有机农业的第 109/2018/ND-CP 号法令（有机产品追溯规定）。
- 国家代码和条形码中心— 国家追溯门户网站的运营商。
