Có một câu thường được nhắc trong giới chứng nhận hữu cơ: "nếu không được ghi lại thì coi như không xảy ra". Đánh giá viên chỉ có mặt tại trang trại một hoặc hai ngày mỗi năm, nên toàn bộ phần còn lại của một vụ canh tác được chứng minh qua hồ sơ. TCVN 11041-1:2017 và các tiêu chuẩn quốc tế đều yêu cầu nhà sản xuất lưu trữ hồ sơ đủ để truy xuất ngược từ sản phẩm bán ra về tới thửa đất và từng lần tác động.
Các loại hồ sơ cốt lõi
- Nhật ký hoạt động đồng ruộng: làm đất, gieo trồng, bón phân, xử lý dịch hại, làm cỏ, tưới — ghi theo thửa và theo ngày, kèm tên vật tư và liều lượng.
- Hồ sơ vật tư đầu vào: hóa đơn mua, nhãn sản phẩm, phiếu kỹ thuật, giấy xác nhận thành phần và bằng chứng về tính hợp lệ theo tiêu chuẩn (chứng nhận đầu vào hữu cơ, thư xác nhận của tổ chức chứng nhận, hoặc phiếu đánh giá vật tư).
- Hồ sơ giống: nguồn gốc hạt giống hoặc cây con, ưu tiên giống hữu cơ; nếu phải dùng giống thông thường chưa xử lý thì cần giải trình và bằng chứng đã tìm nguồn hữu cơ nhưng không có.
- Hồ sơ thu hoạch: sản lượng theo thửa và theo lô, ngày thu hoạch, mã lô.
- Hồ sơ sau thu hoạch: sơ chế, rửa, phân loại, bảo quản, đóng gói; vật liệu tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm; chất dùng để xử lý bề mặt nếu có.
- Hồ sơ bán hàng: lô hàng bán ra, khối lượng, người mua, hóa đơn, chứng từ giao dịch hữu cơ đi kèm từng lô.
Cân đối khối lượng đầu vào và đầu ra
Một phép kiểm tra quan trọng trong đánh giá là đối chiếu diện tích canh tác, năng suất hợp lý cho loại cây đó ở vùng đó, và khối lượng sản phẩm hữu cơ đã bán ra. Nếu lượng bán vượt xa năng lực sản xuất thực tế của diện tích đăng ký, đó là dấu hiệu có sản phẩm không hữu cơ được trộn vào và bán kèm nhãn hữu cơ — một trong những vi phạm bị xử lý nặng nhất. Hồ sơ thu hoạch và bán hàng rõ ràng, khớp nhau theo mã lô, giúp chứng minh sự nhất quán này qua nhiều năm.
Một ví dụ đơn giản: trang trại đăng ký 2 ha rau, năng suất bình quân vùng khoảng 18 tấn/ha/vụ, hai vụ một năm, hao hụt sau thu hoạch khoảng 15%. Sản lượng hữu cơ có thể bán tối đa xấp xỉ 2 × 18 × 2 × 0,85 ≈ 61 tấn/năm. Nếu hóa đơn bán hàng cộng lại ra 80 tấn, đánh giá viên sẽ yêu cầu giải thích: mua thêm từ hộ khác đã được chứng nhận? có hợp đồng và chứng từ đầu vào tương ứng không? Nếu không giải thích được bằng hồ sơ, phần chênh lệch bị coi là sản phẩm không hữu cơ bán sai nhãn.
Bộ biểu ghi chép tối thiểu
- Nhật ký đồng ruộng theo thửa: ngày — thửa — hoạt động — vật tư và liều — người thực hiện.
- Sổ kho vật tư: ngày nhập — tên vật tư — số lượng — nhà cung cấp — số hóa đơn — ngày xuất dùng.
- Sổ thu hoạch: ngày — thửa — sản phẩm — khối lượng — mã lô.
- Sổ sơ chế/đóng gói: mã lô vào — thao tác — khối lượng ra — mã lô ra — bao bì sử dụng.
- Sổ bán hàng: ngày — mã lô — khối lượng — người mua — số hóa đơn — chứng từ giao dịch hữu cơ.
Điểm mấu chốt là mã lô xuyên suốt: một mã lô phải lần được từ hóa đơn bán ngược về sổ đóng gói, sổ thu hoạch, rồi tới thửa và các dòng nhật ký đồng ruộng của thửa đó.
So sánh hai cách lưu hồ sơ
| Sổ giấy | Bảng tính / phần mềm | |
|---|---|---|
| Ưu điểm | Ghi ngay tại ruộng, không phụ thuộc điện/thiết bị, chi phí gần bằng không | Dễ tổng hợp, tìm kiếm, làm phép cân đối khối lượng; xuất báo cáo nhanh khi đánh giá |
| Nhược điểm | Khó tổng hợp, dễ mất, chữ khó đọc | Dễ trì hoãn nhập liệu ("để tối về nhập") dẫn tới sai và thiếu |
| Phù hợp | Hộ nhỏ, ít thửa | Trang trại nhiều thửa, nhóm hộ, doanh nghiệp xuất khẩu |
Điều quan trọng không phải là hình thức mà là tính liên tục: hồ sơ được ghi ngay khi hoạt động diễn ra, đầy đủ, không có khoảng trống. Một cuốn sổ đơn giản được duy trì đều đặn có giá trị hơn nhiều so với một hệ thống phần mềm phức tạp nhưng bị bỏ trống nửa vụ.
Kết nối với truy xuất nguồn gốc
Hồ sơ nội bộ của trang trại là lớp nền của truy xuất nguồn gốc. Ở cấp quốc gia, Việt Nam đã có Đề án về truy xuất nguồn gốc (Quyết định 100/QĐ-TTg ngày 19/1/2019), bộ tiêu chuẩn TCVN 12850:2019 về yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất, và Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa quốc gia (vận hành từ tháng 10/2024). Doanh nghiệp muốn kết nối dữ liệu lô hàng lên hệ thống này để phục vụ xuất khẩu sẽ cần dữ liệu gốc chính là các hồ sơ nêu trên, được số hóa và gắn mã lô nhất quán. Nói cách khác, làm tốt nhật ký đồng ruộng hôm nay là chuẩn bị sẵn cho yêu cầu truy xuất điện tử ngày mai.
Số hóa hồ sơ: bắt đầu từ đâu
Không cần đầu tư phần mềm đắt tiền ngay. Một cách làm được nhiều nhóm hộ áp dụng: giữ ghi chép tại ruộng bằng sổ giấy hoặc biểu mẫu in sẵn, rồi mỗi tuần nhập lại vào một bảng tính dùng chung theo mẫu thống nhất. Bảng tính cho phép cộng nhanh sản lượng theo thửa, đối chiếu nhập – xuất kho vật tư, và phát hiện dòng bị thiếu. Khi quy mô lớn hơn hoặc khi người mua yêu cầu tem truy xuất, có thể chuyển sang phần mềm chuyên dụng có hỗ trợ mã QR, nhưng chất lượng dữ liệu vẫn phụ thuộc vào kỷ luật ghi chép ngoài đồng — phần mềm không tự sinh ra dữ liệu đúng.
Lưu giữ trong bao lâu
Các tiêu chuẩn hữu cơ thường yêu cầu lưu hồ sơ tối thiểu 5 năm; một số thị trường và một số loại chứng từ yêu cầu lâu hơn. Nên lưu cả bản gốc giấy và bản số hóa, ở hai nơi khác nhau, để không mất toàn bộ khi hỏng máy hoặc thất lạc sổ.
Tham khảo
- Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa quốc gia.
- TCVN 12850:2019 — Truy xuất nguồn gốc — Yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc.
- Nghị định 109/2018/NĐ-CP về Nông nghiệp hữu cơ (quy định về truy xuất nguồn gốc sản phẩm hữu cơ).
- Trung tâm Mã số, Mã vạch Quốc gia — đơn vị vận hành Cổng truy xuất nguồn gốc quốc gia.
