Xuất khẩu nông sản đã đòi hỏi nhiều chứng từ; xuất khẩu nông sản hữu cơ có thêm một lớp giấy tờ nữa để chứng minh trạng thái hữu cơ được giữ nguyên suốt chuỗi. Hiểu vai trò của từng loại giúp nhà xuất khẩu chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tránh ách tắc tại cửa khẩu.
Nhóm chứng từ thương mại và vận tải
- Hợp đồng và hóa đơn thương mại: xác định hàng hóa, khối lượng, giá và điều kiện giao hàng.
- Phiếu đóng gói: chi tiết cách hàng được đóng, phục vụ kiểm tra và nhận hàng.
- Vận đơn: chứng từ vận tải và quyền sở hữu hàng hóa trên đường đi.
Nhóm chứng từ nguồn gốc và kiểm dịch
- Giấy chứng nhận xuất xứ: xác định hàng có nguồn gốc từ quốc gia xuất khẩu, liên quan đến ưu đãi thuế quan.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: xác nhận lô hàng đáp ứng yêu cầu về sinh vật gây hại của nước nhập khẩu.
- Kết quả kiểm nghiệm: về dư lượng hoặc chỉ tiêu an toàn thực phẩm, tùy yêu cầu thị trường.
Nhóm chứng từ hữu cơ
Chứng nhận hữu cơ của nhà sản xuất và của các đơn vị xử lý trong chuỗi là nền tảng. Với mỗi lô hàng cụ thể, nhiều hệ thống yêu cầu một chứng từ giao dịch, do tổ chức chứng nhận cấp, xác nhận rằng lô hàng đó thực sự là hữu cơ và gắn với hồ sơ truy xuất. Một số thị trường còn yêu cầu chứng từ nhập khẩu riêng.
Vì sao nhất quán là chìa khóa
Cơ quan tại cửa khẩu và người mua sẽ đối chiếu khối lượng, mô tả hàng hóa, mã lô và ngày tháng giữa các chứng từ. Bất kỳ sai lệch nào, dù nhỏ, cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại để làm rõ. Xây dựng một quy trình lập chứng từ chuẩn, với người kiểm tra chéo trước khi phát hành, giúp giảm đáng kể rủi ro này.
